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UNSER ZIEL
Eine A-to-Z-E-Commerce-Logistiklösung bereitzustellen, die das Amazon-Erfüllungsnetzwerk in der Europäischen Union vervollständigen würde.
Wenn Sie planen, Ihre Produkte in der EU zu verkaufen, werden Sie früher oder später auf einen Begriff stoßen: die Verantwortliche Person. Klingt offiziell? Das ist es auch. Für viele Unternehmen außerhalb der EU kommt diese Rolle überraschend. Sie haben die Logistik geregelt, den Online-Shop angepasst, vielleicht sogar Ihre Etiketten übersetzt – und plötzlich fragt ein Zollmakler oder potenzieller Logistikpartner: „Wer ist Ihre Verantwortliche Person in der EU?“. Stichwort: verständnisloser Blick. Ohne eine solche Person könnten Sie die Zollabfertigung nicht passieren, insbesondere wenn Sie Produkte wie Spielzeug, Kosmetika oder Elektronik verkaufen.
Was ist also eine Verantwortliche Person? Warum brauchen Sie eine? Welche Branchen erfordern sie? Und, am wichtigsten, wer kann überhaupt eine sein? Wir beantworten diese und ein paar weitere Fragen, die Sie zu einer EURP-Position haben könnten, in diesem Artikel und zeigen Ihnen auch, wie Sie jemanden legal als Ihren offiziellen Vertreter in Europa ernennen können.
Warum die EU eine Verantwortliche Person verlangt
Wenn Sie als Unternehmen außerhalb der EU in Europa verkaufen möchten, gibt es eine wichtige Sache, die Sie früh verstehen sollten – die EU kümmert sich nicht nur um was Sie verkaufen, sondern auch darum, wer dafür verantwortlich ist, sobald es auf den Markt kommt.
Hier ist das Kernproblem: Eine große Anzahl von Produkten, die in der EU verkauft werden, werden von Unternehmen außerhalb der EU hergestellt und versendet, z. B. Spielzeugmarken aus Amerika oder Kosmetikhersteller aus Japan. Das ist an sich kein Problem. Aber wenn etwas schiefgeht (z. B. ein bestimmtes Spielzeugmodell entspricht nicht den Vorschriften oder eine Gesichtscreme verursacht Allergien und muss zurückgerufen werden), brauchen die EU-Behörden jemanden, den sie erreichen können. Mit jemandem auf einem anderen Kontinent in einer völlig anderen Zeitzone über Produktrückrufe oder das Anfordern zusätzlicher Dokumente zu sprechen, würde viel zu viel Zeit (und Verwirrung) in Anspruch nehmen. Um die Lösung des Problems so reibungslos wie möglich zu gestalten, muss diese Person in der EU ansässig sein.
Hier kommt die Verantwortliche Person (VP) ins Spiel.
Warum diese Rolle überhaupt existiert
Die Idee hinter der Verantwortlichen Person ist ziemlich einfach: Es muss jemand innerhalb der EU geben, der offiziell die Verantwortung für die Einhaltung Ihrer Produkte übernimmt und der:
die rechtlichen Anforderungen für den Import und Verkauf von Artikeln auf EU-Märkten kennt
Zugang zu den richtigen Produktdokumentationen hat,
und schnell handeln kann, wenn Behörden Bedenken äußern.
Die Benennung eines rechtlichen Markenvertreters ist in mehreren EU-Vorschriften festgelegt, insbesondere in solchen, die Branchen wie Kosmetika, Medizinprodukte, Nahrungsergänzungsmittel, Elektronik, Spielzeug usw. betreffen. Einige Branchen nennen diese Person möglicherweise „Bevollmächtigten Vertreter“, aber die Funktion ist im Wesentlichen dieselbe: sicherstellen, dass jemand vor Ort rechtlich für die Produkte verantwortlich ist, die Sie in der EU verkaufen.
Wenn die Zollbeamten in den Versanddokumenten keine Kontaktadresse zu Ihrer benannten VP finden, könnte die gesamte Sendung am Zoll blockiert werden, bis Sie nachweisen können, dass Sie jemanden zu Ihrem rechtlichen Vertreter in der EU ernannt haben. Darüber hinaus fragen viele Marktplätze wie Amazon oder Logistikanbieter nach den Kontaktdaten Ihrer EU-VP, bevor sie Ihnen erlauben, Produkte zu verkaufen oder zu transportieren, und ohne diese können sie rechtlich ablehnen, mit Ihrer Marke zusammenzuarbeiten.
Was sind die wichtigsten Verantwortlichkeiten einer Verantwortlichen Person?
Wenn Sie ein E-Commerce-Unternehmen außerhalb der EU betreiben – Kosmetika, Nahrungsergänzungsmittel, Elektronik oder andere regulierte Produkte verkaufen –, sind Sie es wahrscheinlich gewohnt, alles remote zu managen: Erfüllung, Marketing, Kundensupport, Compliance.
Aber hier ist der Haken: Das EU-Recht verlangt, dass jemand physisch innerhalb der Union die rechtliche Verantwortung für Ihr Produkt übernimmt. Und das geht nicht nur darum, einen Namen und eine Adresse auf ein Etikett zu setzen. Sobald ernannt, wird die VP zu Ihrem offiziellen Vertreter gegenüber EU-Behörden und wird erwartet, eine breite Palette hochkarätiger Aufgaben zu übernehmen: von der Überprüfung der Compliance vor dem Launch über die Verwaltung der Dokumentation bis hin zur schnellen Reaktion bei Produkt sicherheitsproblemen. Wenn Zoll, Marktaufsicht oder eine nationale Aufsichtsbehörde eine Frage oder Bedenken haben, rufen sie nicht Ihre Zentrale in den USA oder Asien an. Sie wenden sich an Ihre VP.
Deshalb ist es entscheidend zu verstehen, wofür die VP tatsächlich verantwortlich ist – und warum dies keine Rolle ist, die man auf die leichte Schulter nehmen sollte.
1. Halten und Pflegen der Produktdokumentation
Die VP ist verantwortlich für die jederzeitige Bereithaltung wesentlicher technischer Dokumentation zur Inspektion durch EU-Behörden. Dazu können gehören:
Technische Dateien (Designspezifikationen, Sicherheitsberichte usw.),
Konformitätserklärungen (für CE-gekennzeichnete Produkte),
Produktinformationsdateien (PIFs) im Fall von Kosmetika,
Labortestergebnisse, Zertifikate, Risikobewertungen und mehr.
In den meisten Fällen muss die VP diese Dokumente bis zu 10 Jahre nach dem letzten in Verkehr gebrachten Los aufbewahren, da die Behörden diese Dokumentation jederzeit anfordern können, auch nachdem die Produkte nicht mehr verkauft werden.
2. Sicherstellung der regulatorischen Compliance vor Markteintritt
Bevor ein Produkt auf den EU-Markt gebracht wird, muss die VP überprüfen, dass es alle relevanten EU-Anforderungen erfüllt. Je nach Branche kann dies bedeuten:
Bestätigung korrekter CE-Kennzeichnungsverfahren,
Überprüfung der Etikett- und Verpackungscompliance (Sprache, Sicherheitsinfo usw.),
Validierung, dass nur zugelassene Inhaltsstoffe verwendet werden (z. B. bei Kosmetika oder Nahrungsergänzungsmitteln),
oder Sicherstellung, dass Konformitätsbewertungen durchgeführt wurden (z. B. für Spielzeug oder PSA).
Um diese Prüfungen durchzuführen, benötigen sie vollen Zugang zur relevanten Dokumentation für ein gegebenes Produkt, aber auch das Wissen, wie man die Produktinformationen mit den Compliance-Vorschriften vergleicht, daher sollte es jemand sein, der sowohl mit Ihrem Produktionsprozess als auch mit europäischen Vorschriften vertraut ist.
3. Offizieller Ansprechpartner für EU-Behörden sein
Die Verantwortliche Person dient als erster Ansprechpartner für Aufsichtsbehörden, Zoll und Marktaufsichtsbehörden. Bei einer Beschwerde, einem Sicherheitsalarm oder einer zufälligen Inspektion wird von der VP erwartet, dass sie:
auf Anfragen antwortet,
Dokumentation bereitstellt,
bei Bedarf Korrekturmaßnahmen koordiniert,
und generell die Kommunikationskanäle offen hält.
In Branchen wie Kosmetika und Medizinprodukten muss die VP möglicherweise auch schwere Vorfälle melden oder Nachberichte nach dem Launch einreichen.
4. Verwalten von Produktrückrufen oder Korrekturmaßnahmen
Wenn etwas schiefgeht – z. B. ein Los ein Sicherheitsproblem hat oder die Kennzeichnungsanforderungen nicht erfüllt –, ist es die Aufgabe der VP:
Behörden zu informieren,
Produktrücknahmen oder -rückrufe zu koordinieren,
bei Bedarf Kunden oder Händler zu informieren,
und sicherzustellen, dass nicht konformes Lager vom Markt genommen wird.
Sie machen das natürlich nicht allein, aber sie werden erwartet, die Reaktion einzuleiten und zu überwachen und als Brücke zwischen Hersteller und lokaler Durchsetzung zu agieren.
5. Handhabung von Produktregistrierungen und Meldungen
In einigen Branchen übernimmt die VP auch regulatorische Einreichungen vor dem Launch. Zum Beispiel:
Bei Kosmetika muss die VP das Produkt im CPNP-Portal melden, bevor es verkauft wird.
Bei Medizinprodukten ist der Bevollmächtigte Vertreter für die Registrierung des Herstellers und des Geräts in EUDAMED verantwortlich.
Bei Nahrungsergänzungsmitteln können nationale Gesundheitsbehörden eine Produktmeldung auf Länderebene verlangen.
Wenn dieser Schritt übersprungen oder falsch durchgeführt wird, kommt Ihr Produkt möglicherweise nicht einmal an der ersten Zollkontrolle vorbei.
In welchen Branchen ist eine Verantwortliche Person erforderlich?
Wenn Sie zum ersten Mal von der Verantwortlichen Person-Anforderung hören, könnte Ihr Instinkt sein:
„Okay, klingt ernst – aber gilt das tatsächlich für mein Produkt?“
Berechtigte Frage. Und die ehrliche Antwort ist: Es hängt davon ab, was Sie verkaufen.
Einige Branchen (wie Kosmetika und Medizinprodukte) verlangen ausdrücklich, dass Sie vor dem legalen Markteintritt Ihres Produkts eine Verantwortliche Person ernennen. Andere erwähnen die VP nicht namentlich, verlangen aber dennoch, dass jemand innerhalb der EU die rechtliche Verantwortung für Compliance, Kennzeichnung, Sicherheit und Kommunikation mit Behörden übernimmt. Und in modernen E-Commerce-Modellen (insbesondere Direktvertrieb an Verbraucher außerhalb der EU) wird dieser „Jemand“ fast immer die VP sein.
Um die Sache noch komplizierter zu machen, sind einige Verantwortlichkeiten auf EU-Ebene definiert, während andere unter nationalen Gesetzen fallen, je nachdem, wo Ihr Produkt zuerst landet oder verkauft wird.
Um die Dinge klarer zu machen, gehen wir nun die häufigsten Branchen durch, in denen die VP entweder:
gesetzlich vorgeschrieben durch spezifische EU-Vorschriften ist oder
funktional obligatorisch aufgrund der Art und Weise, wie EU-Compliance-Rahmenwerke durchgesetzt werden (insbesondere für Verkäufer außerhalb der EU).
Wir zeigen Ihnen auch, was die VP in jedem Kontext tun soll, da die Aufgabenbeschreibung je nach Produkttyp stark variieren kann.
Kosmetika
Rechtsgrundlage: Verordnung (EG) Nr. 1223/2009 über kosmetische Mittel
Kosmetika sind eine der klarsten Kategorien in Bezug auf VP-Anforderungen, da die Verordnung festlegt, dass jedes kosmetische Produkt eine in der EU niedergelassene Verantwortliche Person haben muss, bevor es in Verkehr gebracht werden darf.
Wenn Sie verkaufen:
Hautpflegeprodukte,
Haarpflege,
Make-up,
Deodorants,
Parfüms,
oder andere Körperpflegeartikel,
müssen Sie eine VP ernennen, bevor Sie Ihre Kosmetikprodukte auf den EU-Markt bringen, und ihre Kontaktdaten jeder Sendung hinzufügen, die Sie in die EU schicken.
Sie sollten auch etwas mehr Zeit darauf verwenden, wer die VP für Ihre Marke sein soll, da diese Person verantwortlich ist für:
Zusammenstellung und Pflege der Produktinformationsdatei (PIF), die die Formel, Sicherheitsbewertung, Herstellungsprozess und mehr umfasst,
Sicherstellung der Compliance mit Inhaltsstoff- und Kennzeichnungsregeln,
Meldung des Produkts im EU-Kosmetikprodukt-Meldeportal (CPNP),
Als Ansprechpartner für Behörden und Giftzentralen,
Verwalten von Rückrufen oder Rücknahmen, wenn Sicherheitsprobleme auftreten.
Wichtig: Wenn Sie keine VP im CPNP angegeben haben, kann Ihr Produkt am Zoll blockiert oder von Einzelhandels- und Marktplatzkanälen als nicht konform entfernt werden, bis Sie eine ernennen und die Kontaktdaten teilen, daher am besten, bevor Sie Produkte zu europäischen Marktplätzen hinzufügen.
Medizinprodukte und IVDs
Rechtsgrundlage:
Wenn Sie als Hersteller außerhalb der EU Medizinprodukte (von Thermometern bis Diagnosekits oder Wearables) herstellen, müssen Sie einen Bevollmächtigten Vertreter (EC-REP) ernennen, der die funktionale Entsprechung einer Verantwortlichen Person darstellt.
Dieser Vertreter ist dann verantwortlich für:
Überprüfung, dass das Gerät die MDR oder IVDR erfüllt, je nach Produkttyp,
Aufbewahrung und Bereitstellung der technischen Dokumentation und Konformitätserklärung,
Registrierung des Geräts und Herstellers in EUDAMED,
Koordination der Post-Market-Überwachung, Meldung schwerer Vorfälle und Rückrufe,
klare Kennzeichnung auf der Verpackung des Geräts mit dem EC-REP-Symbol.
Hinweis: Der Bevollmächtigte Vertreter muss dokumentierte Fachkenntnisse haben und vertraglich ermächtigt sein, im Namen des Herstellers zu handeln, d. h. Sie müssen ihn zuerst formell für die Position ernennen.
Nahrungsergänzungsmittel, Vitamine und Ernährungsprodukte
Rechtsgrundlage:
Verordnung (EG) Nr. 178/2002 – Allgemeines Lebensmittelrecht
Nationale Melde-/Registrierungssysteme
Wenn Sie Nahrungsergänzungsmittel (Vitamine, Proteinpulver, Kräuterextrakte usw.) verkaufen, betreten Sie einen Bereich, in dem sowohl EU-weite als auch nationale Gesetze gelten.
Das bedeutet:
Sie müssen einen in der EU ansässigen Lebensmittelunternehmer (FBO) ernennen, der die rechtliche Verantwortung für die Sicherheit und Compliance des Produkts übernimmt.
In vielen Ländern muss Ihre VP oder der FBO das Produkt melden, bevor es auf den Markt kommt (z. B. in Deutschland über BVL, in Frankreich über DGCCRF).
Ihre VP kann bei der Sicherstellung der Compliance mit EFSA-Leitlinien zu gesundheitsbezogenen Angaben involviert sein, insbesondere wenn Ihr Marketing Energie, Immunität, Verdauung oder Gewichtsverlust erwähnt.
Es kann weitere länderspezifische Gesetze und Anforderungen geben, die Sie einhalten müssen, um Ihre Nahrungsergänzungsmittel in einem bestimmten Land verkaufen zu dürfen, daher stellen Sie sicher, dass Ihre VP weiß, welche länderspezifischen Besonderheiten zu beachten sind und wie Ihre Produkte damit konform gemacht werden, bevor Sie sie ernennen.
Spielzeug und Kinderprodukte
Rechtsgrundlage: Richtlinie 2009/48/EG – Spielzeugsicherheitsrichtlinie
Alle in der EU verkauften Spielzeuge müssen dieser Richtlinie entsprechen, und wenn Sie ein Verkäufer außerhalb der EU sind, muss die Compliance-Verantwortung auf eine EU-ansässige Einheit fallen.
Die Verantwortliche Person oder der Wirtschaftsakteur muss:
sicherstellen, dass eine CE-Konformitätsbewertung durchgeführt wurde (oder sie selbst durchführen),
die EU-Konformitätserklärung erstellen,
die technische Dokumentation auf Anfrage bereitstellen und pflegen,
das Spielzeug ordnungsgemäß mit Warnungen, Alterskennzeichnungen, Hersteller-/Importeurinfo usw. kennzeichnen,
reagieren, wenn Behörden ein Sicherheitsproblem melden.
Wissenswert: Plattformen wie Amazon verlangen aktiv von Spielzeugherstellern die Angabe eines EU-basierten Kontakts und CE-Dokumentation – insbesondere im Q4.
Elektronik, CE-gekennzeichnete Geräte, Maschinen, PSA
Rechtsgrundlage:
Verschiedene CE-Verordnungen und -Richtlinien (z. B. LVD, EMC, RED, PSA)
Hier wird es interessant. Viele Produkte – denken Sie an Ladegeräte, Kopfhörer, Smartwatches, Werkzeuge, Masken usw. – fallen unter CE-Kennzeichnungsregeln. Aber CE allein reicht nicht, wenn Sie außerhalb der EU ansässig sind.
Nach der Marktüberwachungsverordnung:
Jedes CE-gekennzeichnete Produkt, das in die EU gelangt, muss einen der folgenden in der EU ansässig haben:
den Hersteller,
den Importeur,
einen Bevollmächtigten Vertreter,
oder einen Erfüllungsdienstleister (wie Ihren 3PL- oder Lagerpartner).
Wenn kein Importeur beteiligt ist, könnte Ihr 3PL standardmäßig als Verantwortliche Person gelten – was reale rechtliche Implikationen für sie und Sie hat.
Andere allgemeine Verbraucherprodukte
Selbst wenn Ihr Produkt nicht unter eine branchenspezifische Verordnung fällt (z. B. weil Sie Haushaltswaren, Haustieraccessoires, nicht-CE-Elektronik, Gadgets usw. verkaufen), gilt standardmäßig die Allgemeine Produktsicherheitsverordnung (EU) 2023/988. Und diese Verordnung enthält auch Bestimmungen, die einen EU-ansässigen „Wirtschaftsakteur“ verlangen, der von Behörden kontaktiert werden kann und vollen Zugang zu Sicherheitsdokumentation im Falle von Problemen hat. In diesem Fall kann dieser Akteur der Importeur, der Hersteller (wenn EU-ansässig) oder wieder ein Erfüllungsdienstleister (FSP) sein, der als Verantwortliche Person agiert.
Wer kann als Verantwortliche Person ernannt werden – und wie?
Wenn Sie beim Lesen dieses Artikels festgestellt haben, dass Ihre Marke wahrscheinlich auch einen EU-Vertreter benötigt, lauten die nächsten Fragen wahrscheinlich:
Wer genau kann diese Rolle übernehmen?
Was macht sie in den Augen der EU-Aufsichtsbehörden geeignet?
Und wie ernennen Sie sie formell, sodass Compliance-Prüfungen erfüllt sind?
Diese Fragen sind besonders wichtig, wenn Sie keinen Importeur oder lokalen Vertriebspartner in der Lieferkette haben (z. B. weil Sie direkt an EU-Verbraucher versenden (D2C)), da Sie in diesem Fall proaktiv eine Verantwortliche Person ernennen müssen, sonst riskieren Sie eine Blockade am Zoll oder eine Entfernung von Marktplätzen. Schauen wir uns nun die Hauptvoraussetzungen für die legale Ernennung einer VP an:
Was macht jemanden rechtlich geeignet, Verantwortliche Person zu sein?
Nach EU-Recht muss eine Verantwortliche Person zwei grundlegende Anforderungen erfüllen:
- Sie muss in der EU ansässig sein – d. h. entweder eine in der EU registrierte juristische Person (Unternehmen) oder eine natürliche Person, die in einem EU-Mitgliedstaat wohnt.
- Sie muss schriftlich vom Hersteller außerhalb der EU formal bevollmächtigt sein (das sind Sie, wenn Sie außerhalb der EU verkaufen), um als Verantwortliche Person für ein oder mehrere Produkte zu handeln.
Aber das ist nur die Grundlage. Je nach Produktkategorie und anwendbarer Verordnung muss die VP möglicherweise auch nachweisen:
praktischen Zugang zu technischer Dokumentation, Sicherheitsdateien und Testberichten,
die Fähigkeit, mit Marktaufsichtsbehörden in der erforderlichen Sprache(n) zu kommunizieren,
und in einigen Branchen technische oder regulatorische Fachkenntnisse (z. B. für Kosmetika oder Medizinprodukte).
Da die VP rechtliche Verantwortung trägt und für Compliance-Verstöße haftbar gemacht werden kann, ist es essenziell, dass die gewählte Person ihre Position versteht und alle Anforderungen als rechtlicher Vertreter des Unternehmens erfüllen kann (z. B. flüssig mit den Behörden in Deutschland kommunizieren kann, wenn die Marke Produkte nach Deutschland verkauft).
Wer kann als Verantwortliche Person fungieren?
Wie bereits mehrmals erwähnt, kann nicht jeder Verantwortliche Person für Ihre Marke werden. Es handelt sich um eine gesetzlich definierte Rolle, und wer sie übernimmt, wird der offizielle Compliance-Vertreter Ihres Unternehmens innerhalb der EU, d. h. die Person, die die Aufsichtsbehörden anrufen, wenn etwas schiefgeht. Darüber hinaus ist sie für die Bereitstellung von Dokumentation, die Verwaltung von Rückrufen und den Nachweis verantwortlich, dass Ihr Produkt den EU-Regeln folgt, daher müssen Sie die richtige Person (oder das richtige Unternehmen) für diese Position sehr sorgfältig auswählen.
Aber wenn es darum geht, wer genau als Ihre VP ernannt werden kann, haben Sie hier einige Möglichkeiten.
Option 1: Ihre eigene EU-Tochtergesellschaft oder Niederlassung
Wenn Ihr Unternehmen bereits eine juristische Person in der EU (Tochtergesellschaft, lokale Niederlassung oder Büro) hat, kann diese Einheit als Ihre Verantwortliche Person fungieren. Sie ernennen Ihre EU-Einheit formell durch ein Mandat, weisen intern jemanden der Rolle zu und geben ihnen Zugang zu den notwendigen Dokumenten und Systemen.
Vorteile:
Vollständige interne Kontrolle über die Compliance.
Schnellere Kommunikation zwischen Abteilungen.
Oft langfristig günstiger.
Nachteile:
Sie benötigen bereits eine EU-Präsenz.
Ihr lokales Team muss EU-Vorschriften verstehen und bereit sein, mit Behörden zu interagieren.
Wenn Sie langfristige Operationen in der EU planen und bereits eine Niederlassung in einem europäischen Land eröffnen, ist dies meist die effizienteste Lösung.
Option 2: Ein Importeur oder Exklusivvertriebspartner
In traditionellen Lieferketten ist der Importeur der standardmäßige Wirtschaftsakteur, der für Compliance verantwortlich ist, und das umfasst auch VP-ähnliche Funktionen. Aber die Dinge ändern sich, wenn Ihre Marke direkt an Verbraucher verkauft.
Wenn Sie über einen einzelnen Importeur (der Ihr Produkt kauft, lagert und weiterverkauft) in die EU verkaufen, kann er als Ihre VP fungieren – solange:
er schriftlich zustimmt, die Rolle zu übernehmen, und
er die Kapazität dazu hat.
Einige Exklusivvertriebspartner akzeptieren die VP-Rolle möglicherweise auch als Teil ihres Vertrags.
Vorteile:
Bereits Teil Ihrer Vertriebskette.
Verfügt möglicherweise über bestehendes regulatorisches Wissen.
Nachteile:
Viele Importeure lehnen die VP-Rolle aufgrund des rechtlichen Risikos ab.
Wenn Sie über mehrere Märkte oder Kanäle verkaufen, ist es möglicherweise nicht machbar, nur einen Importeur als VP zu haben.
Wenn Sie einen Hauptimporteur oder -vertriebspartner in der EU haben und dieser die Verantwortung übernimmt, könnte diese Konfiguration für Ihre Marke funktionieren, obwohl Sie riskieren, dass Sie bei Beendigung der Zusammenarbeit Ihren rechtlichen Vertreter verlieren – und somit Ihre Produkte nicht mehr legal in die EU importieren können.
Option 3: Ein spezialisierter Compliance-Anbieter
Dies ist ein Drittanbieter-Unternehmen, das Verantwortliche-Person-Dienste als professionellen Service anbietet, was besonders in regulierten Branchen üblich ist wie:
Kosmetika – wo VP-Pflichten die Produktmeldung im CPNP, die Pflege der Produktinformationsdatei (PIF) und die Zusammenarbeit mit Giftzentralen umfassen.
Medizinprodukte – wo ein Bevollmächtigter Vertreter Ihre Produkte in EUDAMED registriert, Post-Market-Vorfälle überwacht und auf zuständige Behörden reagiert.
Nahrungsergänzungsmittel – wo einige EU-Länder lokale Meldung oder Registrierung vor dem Verkauf verlangen.
In diesem Fall unterzeichnen Sie einen Dienstleistungsvertrag mit dem VP-Anbieter, zahlen eine wiederkehrende Gebühr und stellen ihm alle benötigten Dokumente zur Verfügung. Er agiert als Ihr rechtlicher Vertreter gegenüber EU-Behörden.
Vorteile:
Tiefes Wissen über EU-Vorschriften.
Übernimmt Dokumentation, Einreichungen und Vorfallreaktion.
Skaliert leicht mit Produktwachstum.
Nachteile:
Oft teuer – Kosten können für Startups oder kleine Marken zu hoch sein.
Kann risikoreiche Produkte ablehnen (z. B. bei unvollständiger Dokumentation).
Erfordert enge Zusammenarbeit und regelmäßige Updates von Ihrer Seite.
Trotzdem, wenn Sie Produkte aus einer hochregulierten Kategorie verkaufen und niemanden intern haben, der die Position übernehmen kann, könnte die Beauftragung eines Compliance-Anbieters, der die rechtlichen Aufgaben übernimmt, eine gute Idee sein, solange Sie sorgfältig geprüft haben, dass er Erfahrung mit Marken wie Ihrer hat und auf dem neuesten Stand bei EU-Vorschriftenänderungen ist.
Option 4: Ihr Erfüllungs- oder Logistikanbieter (3PL)
Zuletzt können Sie auch Ihren Erfüllungs- oder Logistikanbieter als Ihre VP ernennen. Seit Inkrafttreten der Marktüberwachungsverordnung (EU) 2019/1020 verlangt die EU, dass alle CE-gekennzeichneten Produkte, die von Verkäufern außerhalb der EU an EU-Verbraucher verkauft werden, einen identifizierbaren Wirtschaftsakteur in der EU haben. Wie bereits erwähnt, kann dies der Hersteller (wenn EU-ansässig), der Importeur, ein Bevollmächtigter Vertreter oder ein Erfüllungsdienstleister (FSP) sein.
Wenn Sie CE-gekennzeichnete oder regulierte Produkte als D2C verkaufen (insbesondere ohne EU-Büro oder Importeur) und mit einem Drittanbieter-Erfüllungsunternehmen zusammenarbeiten, sind sie möglicherweise bereit, die VP-Position für Ihre Marke zu übernehmen, mit allen rechtlichen Verantwortlichkeiten, die damit einhergehen. Wiederum ist es am besten, im Voraus zu fragen, ob sie diese Option anbieten, da nicht alle 3PL-Unternehmen die Erfahrung oder die Fähigkeiten haben, rechtliche Verantwortlichkeiten zu übernehmen.
Vorteile:
Kein Bedarf an einem separaten VP-Dienstleister.
Ein Ansprechpartner für Lagerung, Versand und Compliance.
Praktisch für schlanke E-Commerce-Operationen.
Nachteile:
Nur möglich, wenn der 3PL diesen Service anbietet – und offiziell zustimmt.
Muss durch ordnungsgemäße Verträge, Produktzugriffsdaten und gegenseitige Verpflichtungen unterstützt werden.
Nicht alle Produkttypen sind geeignet (hängt von Risiko und Kategorie ab).
Beachten Sie jedoch, dass selbst wenn ein 3PL-Unternehmen zustimmt, als Ihr rechtlicher Vertreter zu fungieren, Sie sie formell ernennen müssen – das bloße Unterzeichnen eines Vertrags reicht den EU-Behörden nicht aus, um sie als Ihre VP anzuerkennen.
Kann ein 3PL wie FLEX. Logistics als Ihre Verantwortliche Person fungieren?
Wenn Sie eine Marke außerhalb der EU sind, die den europäischen Markt betritt, gibt es verschiedene Wege, eine Verantwortliche Person zu ernennen. Einige Unternehmen nutzen ihr EU-Büro oder einen lokalen Vertriebspartner. Andere arbeiten mit spezialisierten Compliance-Beratungen oder rechtlichen Vertretern zusammen. Aber wenn Sie gerade erst in der EU starten (und noch kein lokales Büro oder keinen Importeur haben), ist die Zusammenarbeit mit einem Erfüllungsanbieter, der auch als Ihre VP fungieren kann, oft die praktischste Lösung.
Das bedeutet, Sie müssen nicht mehrere Partner managen, Compliance an einem Ort und Logistik an einem anderen jonglieren oder sich Sorgen machen, wer mit den Behörden in Ihrem Namen spricht. Stattdessen haben Sie einen erfahrenen Partner, der die operative Seite handhabt und Ihre rechtlichen Verpflichtungen in der EU unterstützt – alles unter einem Dach.
Genau so gehen wir es bei FLEX. Logistics an.
Wir wissen, dass jedes Unternehmen anders ist, daher bieten wir keinen Einheits-VP-Service an. Stattdessen beginnen wir mit einer Beratung: Wir sprechen mit Ihnen über Ihr Produkt, Ihr Setup und welche Art von Unterstützung Sie wirklich brauchen. Auf dieser Basis sagen wir Ihnen klar, ob wir als Ihre Verantwortliche Person fungieren können – und wenn nicht, erklären wir warum und schlagen andere zuverlässige Optionen vor.
Wenn Sie derzeit einen 3PL-Partner suchen, um Ihre Produkte in der EU zu lagern oder zu versenden, und Sie auch Hilfe bei der Erfüllung rechtlicher Anforderungen benötigen, lohnt es sich, im Voraus zu fragen:
Kann Ihr Logistikanbieter auch als Ihre Verantwortliche Person in der EU ernannt werden?
Wenn Sie das mit uns erkunden möchten – buchen Sie einfach einen Anruf. Wir übernehmen dann.
Zusammenfassung: Brauchen Sie wirklich eine Verantwortliche Person?
Wenn Sie so weit gekommen sind, kennen Sie die Antwort bereits:
Wahrscheinlich ja – wenn Sie regulierte Produkte von außerhalb der Union in die EU verkaufen.
Sie müssen nicht in Panik geraten, aber Sie brauchen einen Plan, da die Verantwortliche Person keine optionale Rolle ist, die Sie später erledigen können. In vielen Branchen ist es etwas, das Ihre Produkte am Grenzübergang blockieren kann – oder sogar früher, wenn Marktplätze und Logistikanbieter die Zusammenarbeit mit Ihrer Marke ablehnen, mit der Begründung fehlender ernannter rechtlicher Vertretung.
Die gute Nachricht? Sie haben Optionen. Sie können Ihren Importeur, Ihr EU-Büro (falls vorhanden), einen dedizierten Compliance-Anbieter oder, wenn Sie gerade erst starten, einen 3PL ernennen, der sowohl Logistik als auch VP-Unterstützung an einem Ort bietet. Wichtig ist, eine zuverlässige Person (oder ein Unternehmen) zu haben, die Sie beruhigt, dass alle rechtlichen Aufgaben erledigt sind – und im Falle von Problemen weiß, wie sie zu lösen sind. Dann können Sie sich auf die Entwicklung neuer Produkte und deren Bewerbung bei potenziellen Kunden konzentrieren, anstatt auf rechtliche Pflichten.
